Als accountancykantoor streven we ernaar om onze klanten te helpen bij het optimaliseren van hun financiële administratie. Een cruciaal onderdeel van een gestructureerd boekhoudsysteem voor veel ondernemers is het ontvangsten- en kasboek. In dit artikel leggen we uit waarom deze boeken zo belangrijk zijn en hoe u ze het best kunt gebruiken.
Een ontvangstenboek is enkel verplicht voor inkomsten waarvoor er geen factuur is.
Wat is een ontvangstenboek?
Een ontvangstenboek is een boek waarin alle ontvangsten van een onderneming dagelijks worden bijgehouden. Dit betreft alle geldbedragen die de onderneming ontvangt, zoals verkopen, betalingen van klanten, en andere inkomsten. Je noteert dit als één bedrag per dag, dat gestaafd moet worden door stukken zoals kastickets en verkoopbonnen. Het doel van dit boek is om een duidelijk overzicht te geven van de geldstromen die binnenkomen op dagelijkse basis.
Enkele vereisten van een ontvangstenboek:
- Het moet in een boek zijn en in onwisbare staat. D.w.z. dat je niet met potlood mag schrijven in je ontvangstenboek.
- Je vult het ontvangstenboek dagelijks in met de bedragen waarvoor geen factuur werd opgemaakt. Je maakt hierin het onderscheid per btw-tarief.
o Heb je enkel verkopen met factuur? Dan is een ontvangstenboek niet verplicht.
- Het ontvangstenboek moet vooraf genummerd zijn en moet per 12 maanden worden gehouden.
- Het ontvangstenboek moet op je bedrijfszetel aanwezig zijn.
- Maak je toch een foutje? Je mag een correctie aanbrengen. Je mag wel nooit de originele inschrijving overschrijven. Je moet dit dus apart vermelden.
- Je bent verplicht een ontvangstenboek te hebben per vestiging. Heb je dus twee winkels op twee locaties maar wel onder dezelfde btw nummer? Dan heb je twee ontvangstenboeken nodig die op de juiste locatie aanwezig moeten zijn.
Wat bij een inbreuk?
Als je jouw ontvangstenboek niet bijhoudt of niet volgens de gestelde criteria werkt, kan je een btw-boete krijgen. Mogelijks kan jouw boekhouding worden verworpen.
Wat is een kasboek?
Een kasboek is een boek waarin alle contante financiële bewegingen worden bijgehouden, dit betekent de contant ontvangen bedragen. Dit betreft niet alleen de ontvangsten, maar ook de uitgaven die uit de kas worden gedaan. Dit kan ook een geldafhaling van de bank zijn voor wisselgeld, een contant betaalde factuur door een klant… Ook alle uitgaande contante verrichtingen worden hierin opgenomen: stortingen naar de bank, het cash betalen van facturen… Het doel van een kasboek is om een gedetailleerd overzicht te geven van alle kasstromen, zowel inkomend als uitgaand. Zo kan je dus herleiden hoeveel contant geld een onderneming heeft.
Het kasboek biedt een helder overzicht van hoeveel geld er op elk moment in de kas aanwezig is en hoe dit bedrag verandert door dagelijkse transacties.
Hoe gebruik je een ontvangstenboek en kasboek?
· Dagelijks bijwerken: Zorg ervoor dat u zowel het dagontvangstenboek als het kasboek dagelijks bijwerkt. Dit is verplicht en zo zorg je ook voor een nauwkeurige administratie.
· Documentatie bewaren: Bewaar alle relevante documenten, zoals ontvangstbewijzen en facturen, die uw kas- en ontvangsten registraties ondersteunen. Zo is uw boekhouding steeds volledig!
· Controle en reconciliatie: Voer regelmatig controles uit om te verifiëren of de geregistreerde bedragen in het ontvangstenboek en kasboek overeenkomen met uw bankafschriften en andere financiële documenten.
Digitaal alternatief
Wil je graag jouw kas- en ontvangstenboek digitaal bijhouden? Dat kan via Scrada.
Dit is een tool die volledig conform de wetgeving werkt en waarmee je makkelijk alles kan uitwisselen met jouw accountant.
Conclusie
Het bijhouden van een ontvangstenboek en kasboek is een belangrijke taak voor elke ondernemer die zijn financiële administratie op orde wil hebben. Deze boeken bieden niet alleen inzicht in de dagelijkse financiële transacties, maar helpen ook bij het voorkomen van fouten en zorgen voor fiscale naleving. Door regelmatig en nauwkeurig uw ontvangstenboek en kasboek bij te houden, legt u een stevige basis voor een gezonde financiële toekomst voor uw onderneming.
Heeft u vragen over hoe u deze documenten in uw eigen administratie kunt optimaliseren? Neem gerust contact met ons op. Wij staan klaar om u te helpen.
댓글