• Lambregts & Robben

Je accountant als één team achter je onderneming

Als een ondernemer je vertelt over ‘zijn boekhouder’, dan denk je mogelijks nog aan een wat oudere grijze man in maatpak, met een stoffige dikke kaft onder de arm. Iemand die je doodmept met termen als balans, vaste activa en afschrijvingen. Dat beeld, als het al ooit bestaan heeft, is sowieso verleden tijd. Het beroep van accountant kende de afgelopen jaren een heuse evolutie. De trend naar digitalisering is helemaal ingezet en vaak is ‘de boekhouder’ een gans team dat klaarstaat om al de facetten van ondernemen te begeleiden. Van het aanleveren van documenten tot meer uitgebreide fiscale vraagstukken.


Net als een voetbalploeg die uit een doelman, een verdediger, een middenvelder en een aanvaller bestaat, heeft jouw boekhouder in vele gevallen ook verschillende gezichten. Afhankelijk van de grootte van de onderneming, van de complexiteit en van de sectorafhankelijke verplichtingen komen er meerdere spelers in actie om jou te begeleiden tijdens je professionele carrière.


Dataverwerking


De tijd dat facturen in een schoendoos op het boekhoudkantoor werden afgeleverd is ongetwijfeld helemaal voorbij. In ruil staan verschillende tools ter beschikking om de administratieve molen zo beperkt mogelijk te houden. Facturen en bankafschriften worden automatisch ingelezen en aan het juiste dossier gekoppeld. Deze dataverwerking is een belangrijke link tussen ondernemer en accountant. Dataverwerkers leiden deze operatie in goede banen. Alle soorten documenten, of het nu om aankoop- of verkoopfacturen gaat, om bankafschriften of eender welke correspondentie, alles belandt precies in het juiste dossier om boekhoudkundig verwerkt te worden.


Na de dataverwerker is het aan de assistent-dossierbeheerder om alle documenten snel en correct te registreren. Dit is de basis van je boekhouding. Hier worden onder andere de gepaste kostenrekeningen gebruikt en het juiste BTW-aftrekpercentage bepaald. Mogelijks komt de assistent tot de vaststelling dat er nog facturen of bankafschriften ontbreken en zal hij of zij je op de hoogte brengen om deze documenten alsnog te bezorgen om je boekhouding 100% volledig te maken. De basis is gelegd, al je documenten zijn geregistreerd en gedigitaliseerd.


Meerdere contactpersonen


De dossierbeheerder die jouw dossier opvolgt heeft uiteraard tijdens het volledige proces een vinger aan de pols gehouden. Hij kan nu je dossier meer in detail bekijken. Zijn er investeringen gebeurd waarbij je recht hebt op een investeringsaftrek? Zijn er nog openstaande facturen? Sluit je omzet aan met je BTW-aangiften? Zijn alle openstaande vorderingen en schulden verantwoord met de nodige documenten? Je dossierbeheerder gaat als het ware met een vergrootglas door je boekhouding. Hij zal eveneens de vergelijking maken met het vorige jaar. Op deze manier valt meteen op of bepaalde kosten of opbrengsten een grote variatie vertonen ten opzichte van het vorige boekjaar. Eventueel zal hij contact opnemen om dit te laten verklaren. Zo is hij meteen zeker dat je boekhouding volledig en correct is. Merk meteen op dat verschillende collega’s je kunnen contacteren, afhankelijk van hun specifieke vraag.


Eilandcoach


In uitzonderlijke gevallen, maar zeker in meer complexe dossiers, zal de fiscale berekening die de dossierbeheerder maakte nog nagekeken worden door een fiscaal expert. De wetgeving hieromtrent is niet altijd eenvoudig en vaak veranderlijk. Bovendien vragen specifieke vragen om een specifieke oplossing.


En last but not least heb je de eilandcoach. Hij is de trainer van de ploeg en bekijkt het groter geheel. De eilandcoach zorgt voor een sterk team, een sterk eiland, waar de diverse functies voldoende aanwezig zijn. Hij volgt alle deadlines op en zorgt voor een juiste verdeling van taken. In piekperiodes zal hij zijn pionnen mogelijks wat herpositioneren om steeds een optimale dienstverlening te kunnen garanderen. In andere periodes zorgt hij voor extra studie en opleidingen zodat zijn team steeds de nodige progressie blijft maken. En indien een speler geblesseerd uitvalt zorgt hij dat de opvolging verzekerd is. Zonder heel het spelsysteem door mekaar te moeten gooien. Op die manier is de ondernemer steeds verzekerd van een stevig fundament op de korte en langere termijn, steeds klaar om te scoren.