Is jouw dossierbeheerder druk bezig met de jaarafsluiting, maar kan je je daar weinig bij voorstellen? Dit artikel legt in niet-technische bewoordingen uit wat het afsluitproces inhoudt, wat de overheid precies van jou en jouw accountant verwacht, en wat je als ondernemer kunt doen om jouw dossierbeheerder te helpen.
De jaarafsluiting gebeurt aan het einde van elk boekjaar (meestal valt het boekjaar samen met het kalenderjaar, maar dat hoeft niet). Het is een behoorlijk complex en omvangrijk proces, waar de meeste accountants tijdig aan willen beginnen (meestal twee à drie maanden na afloop van het boekjaar).
Het jaarafsluitproces: 5 stappen
Bij het afsluiten van het boekjaar doorlopen wij grosso modo vijf stappen. We gaan er hieronder iets dieper op in.
Stap 1: afsluiten van de boekhouding
Dit is wellicht het meest tijdsintensieve werkje voor ons. Het vergt heel wat reken- en controlewerk. Alle boekingen worden gecontroleerd, er wordt nagegaan of alle facturen, betalingsbewijzen en kassabonnetjes aanwezig zijn (een belangrijke taak voor jou als klant), de investeringen worden overlopen en afschrijvingen geboekt.
Als dat allemaal gebeurd is, kunnen we het resultaat (winst of verlies) en de geraamde belastingen berekenen en de eindbalans opstellen. Die vormt ook de beginbalans voor het nieuwe boekjaar.
Stap 2: de algemene vergadering
Op de algemene vergadering (elke vennootschap is verplicht er jaarlijks minstens één te organiseren) wordt onder andere de jaarrekening ter goedkeuring voorgedragen aan de bestuurders van de vennootschap. Dit vereist de nodige voorbereidingen voor jouw dossierbeheerder. De algemene vergadering moet binnen de zes maanden na afsluiting van het boekjaar worden bijeengeroepen.
Stap 3: de jaarrekening
De jaarrekening is het financiële verslag van het boekjaar. Ze bevat vier onderdelen:
de balans
de resultatenrekening
de toelichtingen
de sociale balans
Wanneer de jaarrekening compleet en goedgekeurd is door de algemene vergadering wordt ze neergelegd bij de Nationale Bank van België. Ook hier zorgen wij voor.
Stap 4: aangifte van de vennootschapsbelasting
De vennootschapsbelastingen worden berekend op basis van winst of verlies van de vennootschap en vervolgens aangegeven via BizTax. Ook hier hangen een aantal administratieve verplichtingen aan vast die wij voor jou in orde brengen.
Stap 5: het jaarrapport
Het jaarrapport bundelt de balans, de resultatenrekening, de aangifite in de vennootschapsbelasting, de jaarrekening, de verslagen van de algemene vergadering en de nodige bijlagen (fiches, attesten, …). Het jaarrapport vormt het sluitstuk van het boekjaar en dus ook het einde van het afsluitproces.
De jaarafsluiting: wat kan je doen om jouw dossierbeheerder te helpen?
Zorg ervoor dat je alle nog ontbrekende facturen (inkomend en uitgaand) zo snel mogelijk aan jouw dossierbeheerder bezorgt. Hetzelfde geldt voor rekening- en kredietkaartafschriften.